ลืมการทำงานหนักไปได้เลย รวมเทคนิค ‘บริหารเวลา’ ทำตอนไหน ก็มี Productivity

แล้วสำหรับ ‘คนทำงาน’ จะทำอย่างไรให้สามารถบริหารจัดการเรื่องนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อที่ไม่ว่าจะลงมือทำงานตอนไหน ก็เกิด Productivity และนำความสำเร็จมาให้?

หนังสือเล่มดังกล่าวได้แชร์ไอเดียและเทคนิคเหล่านี้ไว้ให้พวกเราเช่นกัน…

1. ‘ต้องรู้ช่วงเวลากระปรี้กระเปร่าที่สุดของตัวเอง’ เพราะการทำงานในช่วงเวลานั้นจะทำให้เราทำงานเสร็จได้เร็วกว่าปกติ อย่างบางงานต้องใช้เวลาทำ 1 ชั่วโมง อาจจะทำเสร็จภายใน 15 นาที แต่ทุกคนจะมีความกระตือรือร้นหัวแล่นและอยากลงมือทำในช่วงเวลาที่ไม่เหมือนกัน เช่น บางคนอาจเกิดในช่วงเช้า บางคนเกิดขึ้นช่วงก่อนนอน ฯลฯ ดังนั้น เราควรสังเกตว่า ช่วงเวลาดังกล่าวของตัวเองเกิดขึ้นตอนไหน

2. ‘ใช้เวลาดังกล่าวทำงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์มากที่สุด’ อย่าให้ใครหรืออะไรมารบกวน และหากกลัวคนอื่นรบกวน อาจจะเลือกไปทำงานแต่เช้า หรือเลือกทำงานในที่ที่ไม่มีคนรบกวน เพื่อให้มีสมาธิกับงานที่ทำมากที่สุด และควรลงมือทำแบบรวดเดียวจบ

3. ‘ฝึกวางแผนจัดวางลำดับความสำคัญให้เป็นนิสัย’ ด้วยการรู้ว่า เวลาไหนต้องทำอะไร และพยายามเช็คลิสต์สิ่งที่ต้องทำไว้ล่วงหน้า เนื่องจากปัญหาของคนทำงานช้า หรือขาด Productivity ส่วนใหญ่มักจะมาจากใช้เวลามากเกินไปกว่าจะลงมือทำ

โดยการแก้ปัญหานี้ ควรทำ To Do List หรือวาง Time Blocking เพื่อให้สามารถจัดสรรเวลาในแต่ละช่วงได้อย่างเหมาะสมตามลำดับความสำคัญ ซึ่งทั้งหมดจะช่วยลดความกังวลและส่งผลดีต่อประสิทธิภาพการทำงานของเรา

อย่างไรก็ตาม ทุกคนย่อมจะมีช่วงเวลาที่รู้สึกเนือย ๆ ไม่อยากทำอะไรด้วยกันทั้งนั้น ประเด็นสำคัญอยู่ที่ว่า จะทำอย่างไรเพื่อลดทอนช่วงเวลานั้นลง และสลัดอารมณ์เหล่านี้ออกไปให้เร็วที่สุด เพื่อประโยชน์ของตัวเราเอง

‘หนังยางเรียกสติ’ เป็นทริคที่โคมิยะ คาซุโยชิแชร์ไว้สำหรับแก้ปัญหาเรื่องนี้

เขาแนะนำให้เริ่มจากการสวมหนังยางไว้ที่ข้อมือซ้าย และเมื่อเกิดความรู้สึกด้านลบ หรือรู้สึกเนือยให้ดึงหนังยางดีดข้อมือของตัวเอง (แต่ในหนังสือไม่ได้บอกนะว่า ดีดแรงแค่ไหน) เพื่อเป็นการเรียกสติ โดยอาจต้องทำต่อเนื่องกันประมาณ 1 ปี ให้สลัดความรู้สึกเหล่านี้ไปได้ 

ถัดมา การตั้งเป้าหมายของการดำรงอยู่ของตนเองบนโลกใบนี้ เพราะเหตุผลของการไม่กระตือรือร้น อาจจะมาจากขาดความมุ่งมั่น ดังนั้นหากเราวางเป้าหมายของชีวิตไว้ จะทำให้เกิดความกระตือรือร้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้นไปให้ได้ ซึ่งควรจะเริ่มจากเป้าหมายเล็ก ๆ อย่าใจร้อนตั้งเป้าหมายใหญ่ตั้งแต่แรก และค่อย ๆ ก้าวไปทีละก้าว แม้จะทำไม่สำเร็จ ก็อย่าไปกังวล ทำซ้ำไปเรื่อยจนกลายเป็นนิสัยแล้วเราจะเริ่มเห็นเป้าหมายระยะยาวของตัวเอง

นอกจากทำตามเทคนิคข้างต้นแล้วสิ่งสำคัญ หากอยากบริหารจัดการเวลาได้มีประสิทธิภาพ  เราต้องพยายามกำจัดนิสัยที่เปรียบเสมือน ‘โจรขโมยเวลา’ ออกไปด้วย โดยนิสัยที่ว่า ได้แก่ 

1. ใช้เวลาทำงานมากเกินไป การแก้เรื่องนี้ เราต้องพยายามฝึกทำงานให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนด และฝึกทำสิ่งต่าง ๆ ภายในเวลาที่จำกัดให้เป็นนิสัย

2. ทำงานล่วงหน้าโดยไม่กำหนดกรอบเวลาเอาไว้ ต้องยอมรับว่า บางครั้งการทำงานล่วงหน้าก็ใช่ว่าจะได้ส่งผลดีเสมอไปหากขาดการวางกรอบเวลา ดังนั้น แทนที่จะคิดถึงการทำงานล่วงหน้า ควรหันมาสนใจกับการวางแผนทำงานให้เสร็จอย่างรวดเร็วและมีคุณภาพจะดีกว่า

3. หลงคิดว่าตัวเองทำงานเก่ง เพราะจัดการงานง่าย ๆ ได้อย่างรวดเร็ว

4. ทำงานเช้าชามเย็นชาม   

5. ทำงานโต้รุ่งและใช้ชีวิตแบบไม่ถูกสุขลักษณะ

ซึ่งจะส่งผลให้การทำงานไม่มีประสิทธิภาพดีเท่าที่ควร

6. คาดหวังให้คนอื่นยื่นมือเข้ามาช่วย 

7. เป็นพันธมิตรกับคนทำงานขอไปที หรือคนที่ชอบคิดว่า ‘ช่างมันแล้วกัน’ คนมีนิสัยแบบนี้มักจะเลิกล้มความตั้งใจทำงาน ซึ่งหากอยู่รายล้อมด้วยคนแบบนี้ก็จะส่งผลต่อการทำงานของเราเช่นเดียวกัน

.

ที่มา : หนังสือ 11 ทักษะเปลี่ยนมือใหม่ให้เป็นมืออาชีพ เขียนโดย โคมิยะ คาซุโยชิ ที่ปรึกษาด้านการบริหารมือหนึ่งของญี่ปุ่น หน้า 146-173