Digital Transformation ด้วยระบบ CRM จาก Jubili ลดภาระงานทีมขายเพื่อคว้าเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ว่ากันว่า ‘ข้อมูลดีมีชัยไปกว่าครึ่ง’ แต่ข้อมูลที่ดีที่ไม่มีการจัดระบบระเบียบก็อาจทำให้ไม่สามารถหยิบมาใช้ได้ทันใจหรือเหมาะสม เทคโนโลยีดิจิทัลจึงเข้ามาช่วยลดภาระงานของมนุษย์และจัดระเบียบดาต้า ระบบ CRM (Customer Relationship Management) เป็นหนึ่งในระบบที่สร้างขึ้นมาเพื่อทำให้ทีมขายขององค์กรในธุรกิจแบบ SME หรือ ธุรกิจขนาดใหญ่สามารถทำงานได้อย่างคล่องตัว ติดตามและวัดผลลัพธ์ได้ในที่เดียว 

ทั้งยังช่วยยกระดับขีดความสามารถของแต่ละบุคคลได้ด้วยการเก็บดาต้า Performance แบบเรียลไทม์ ที่จะช่วยวิเคราะห์ยอดขายที่กำหนดไว้ รวมถึงคาดการณ์ความเป็นไปได้ของลูกค้าที่มีศักยภาพมากพอที่สามารถทำให้เป้าหมายที่ตั้งไว้ประสบความสำเร็จ ทั้งหมดที่กล่าวมานั้นก็เพื่อทำให้ทีมขายขององค์กรสามารถโฟกัสได้อย่างถูกต้องและแม่นยำมากยิ่งขึ้น หมดกังวลกับการจัดเก็บข้อมูลซับซ้อนมากมายที่ต้องกรอกใส่ไฟล์นัไฟล์นี้ จนเผาผลาญเวลาที่ควรจะออกไปพบปะลูกค้า นำเสนอสินค้าและบริการที่ยอดเยี่ยมขององค์กร และนี่ก็เป็นเพียงส่วนหนึ่งของระบบ CRM ที่จะเข้ามา Disrupt การทำงานของฝ่ายขายให้ทรงพลังปิดดีลคว้าตำแหน่ง Top Sale แห่งปีได้สำเร็จ

ไอเดียเกิดเพราะโควิด-19 Effect 
Jubili อยู่ภายใต้บริษัท BUILK ONE GROUP COMPANY LIMITED ที่มี ไผท ผดุงถิ่น (โบ๊ต) เป็นหัวเรือใหญ่ แต่เดิมหลัก ๆ แล้วเป็นบริษัทรับเหมาก่อสร้างที่ก่อตั้งมานานกว่าสิบปี หนึ่งใน Pain Point ที่ลูกค้าหลาย ๆ คนมักเจอประสบการณ์การทำงานกับบริษัทรับเหมาอื่น ๆ คือการทำงาน ห่วย-ช้า-แพง จึงกลายเป็นไอเดียที่ช่วยหาทางออกเพื่อมาอุดช่องโหว่ เป็นที่มาของเว็บไซต์ซอฟต์แวร์บริหารจัดการธุรกิจก่อสร้างออนไลน์ในชื่อ Builk.com ธุรกิจเทคสตาร์ทอัพสัญชาติไทยรุ่นแรกที่มีประสบการณ์มากว่า 18 ปี

แต่ Digital Disruption ก็หนีไม่พ้นผลกระทบช่วงเวลาวิกฤตการณ์การระบาดของโควิด-19 ที่ทำให้งานก่อสร้างต่าง ๆ ต้องหยุดชะงัก แต่ไอเดียไม่มีทางตัน จึงทำให้ทีมหันมาพัฒนาโปรดักส์ที่ช่วยบริหารงานในส่วนของการสร้างรายได้หรือฝ่ายขายนั่นเอง และนี่จึงทำให้เกิด ระบบ CRM (Customer Relationship Management) ขององค์กร 

ออกแบบระบบเพิ่มขีดความสามารถให้กับงานขาย
ถ้าถามถึงคนที่เชี่ยวชาญในด้านการขาย กฤตนัน วิโรจน์สายลี (เล็ก) ถือได้ว่าเป็นหนึ่งในกูรูที่สร้าง เพจ Sales101 เพื่อเป็นเครื่องมือให้กับทีมเซลส์ที่อยากยกระดับศักยภาพตัวเอง โดยเป็นเพจมีผู้ติดตามจำนวนมาก ซึ่งทาง Jubili ได้มีโอกาสร่วมงานกันทำให้เกิดเป็นโปรดักส์ตัวใหม่นี้ขึ้นมา โดยเริ่มต้นจากรายการข้อมูลที่จำเป็นสำหรับผู้บริหารหรือผู้จัดการในการมอนิเตอร์ ตัวอย่างเช่น กิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นตลอดเส้นทางการขายและรายการที่ต้องเก็บข้อมูล รวมถึงการประเมินติดตามผลการทำงาน เช่น ยอดขาย เป็นต้น 

“เราลิสต์รายการที่จำเป็นเพื่อมาออกแบบระบบ CRM ขั้นเบสิกที่สุดสําหรับเซลส์ แล้วจึงค่อย ๆ พัฒนาเพิ่มฟังก์ชันและฟีเจอร์แบบ Automation เพื่อทำให้คนทํางานน้อยลง ประหยัดเวลา และเอาเวลาไปโฟกัสกับงานขายให้ได้มากที่สุด”

 

ยิ่งเริ่ม (ใช้ระบบ) เร็ว ยิ่งดี
โปรแกรม Excel กลายเป็นอีกหนึ่งโปรแกรมที่หลาย ๆ สายงานต้องทำความคุ้นเคยกัน เพราะเป็นเครื่องมือที่ช่วยรวบรวมข้อมูลจำนวนมากของแต่ละแผนกแต่ละฝ่ายภายในองค์กร แม้จะเป็นโปรแกรมที่ไม่ค่อยเฟรนด์ลี่กับผู้ใช้งานเท่าไรนัก เพราะการคีย์ข้อมูลแทนค่าใส่สูตรต่าง ๆ เหล่านี้ต้องอาศัยพลังงานและพื้นที่หน่วยความจำของมนุษย์เราไม่น้อย อีกทั้งไม่สะดวกกับการดึงข้อมูลเพื่อไปใช้ต่อได้ทันที 

ระบบ CRM จึงเกิดขึ้นมาเพื่อช่วยทำให้ผู้ใช้งานคล่องตัวกับการใส่ข้อมูลและนำผลลัพธ์แสดงผลผ่านกราฟหรือชาร์ตรูปแบบต่าง ๆ เพื่อนำเสนอในที่ประชุมและประเมินการทำงานแบบเรียลไทม์ได้ดีมากขึ้น ลดภาระงานของทีมขายและหัวหน้าทีมก็สามารถติดตามความคืบหน้า รวมถึงมองเห็นปัญหาได้อย่างทันท่วงที 

“เมื่อเราเก็บข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมีระบบเป็นตัวช่วยในการทำรายงาน หรือวิเคราะห์ข้อมูล ก็จะทำให้เราสามารถทำ Data-driven Decision Making ได้เร็วมากขึ้นเท่านั้น”

ระบบ CRM จึงสามารถเข้ามาทดแทนโปรแกรม Excel ให้กับองค์กรไม่ว่าจะมีธุรกิจไซซ์ไมโคร SME ไปจนถึงอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ ก็สามารถออกแบบให้เข้ากับความเฉพาะตัวของธุรกิจได้เช่นกัน โดย ญาดา มั่นสินธร (แย้ว) Product Manager บอกกับเราว่ายิ่งเริ่มเร็วยิ่งทำให้ทีมขายของบริษัททำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น มองเห็นจุดอ่อน ใช้งบประมาณและพลังในการทำงานเพื่อส่งเสริมโปรโมชั่นที่มีแนวโน้มไปได้ดี ถูกใจลูกค้า เพื่อต่อยอดไปสู่ความสำเร็จได้เร็วและถูกที่ถูกทาง

 

จุดเด่นของระบบ CRM โดย Jubili
ฟีดแบ็กที่ได้รับจากลูกค้าส่วนใหญ่ชื่นชอบ UX (User Experience) และ UI (User Interface) ระบบ CRM ของแบรนด์เป็นพิเศษ อีกทั้งประโยชน์และความสามารถทั้งหมดของระบบนี้คิดขึ้นมาก็เพื่อทำให้การทำงานของทีมเซลส์สะดวกขึ้น นั่นก็หมายถึงการที่สินค้าและบริการขององค์กรสามารถเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้มากขึ้นนั่นเอง 

“เวลามีค่า มันผ่านไปเรื่อย ๆ ถ้าเรามีระบบที่ช่วยทําให้มีเวลาเอาไปโฟกัสกับงานขายแทนที่จะต้องมานั่งทํารายงาน พวกเขาสามารถทุ่มเทเวลาไปกับงานขายจริง ๆ ดีกว่า”

ในระบบ CRM มีรีพอร์ตที่วิเคราะห์ผลจากข้อมูลที่ทีมใส่เข้าไปแบบเรียลไทม์ จึงช่วยทำให้เห็นภาพรวมทั้งหมดของ performance ทีมขายได้ทันที โดยสามารถใช้ข้อมูลในส่วนต่าง ๆ นี้มาประชุมร่วมในแต่ละสัปดาห์เพื่อติดตามความคืบหน้าได้อย่างรอบด้าน

“Positioning ระบบ CRM ของ Jubili เหมาะกับธุรกิจแบบ B2B ที่มีทีมเซลส์ ซึ่งต่างกับแบบ B2C ที่มีขั้นตอนการตัดสินใจนาน ไม่ใช้อารมณ์ จะเน้นเรื่องเหตุผลเข้ามาช่วย”

ในส่วนของงานขายนั้นมีกระบวนการที่ใช้เวลาและมีหลายขั้นตอน การมีระบบที่ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลและการทำงานตลอดระยะทาง จึงทำให้ช่วยคาดเดาผลลัพธ์ได้โดยใช้ความน่าจะเป็นตามหลักวิทยาศาสตร์เข้ามาช่วย ผ่านข้อมูลการบันทึกกิจกรรมของทีมขายแต่ละคน ตั้งแต่จำนวนใบเสนอราคาที่ทำออกไป และจำนวนใบเสนอราคาที่มียอดเข้ามาจริง การนำเสนอสินค้าและบริการ เหล่านี้ล้วนมีส่วนช่วยทำให้ฝ่ายขายแต่ละคนสามารถเห็นข้อควรปรับปรุงของตัวเองได้โดยไม่ต้องผ่านการประเมินจากใคร

 

Roadmap ปี 2024 
กลยุทธ์ของระบบ CRM จาก Julibi ในปีนี้คือการทำ API (Application Programing Interface) เพื่อเชื่อมต่อกับโปรแกรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกัน อาทิ ระบบ ERP บัญชี และระบบบัญชีออนไลน์ เช่น FlowAccount หรือ PEAK สำหรับทำใบเสนอราคาและใบกำกับภาษี รวมถึงฟีเจอร์แบบ Automation ต่าง ๆ ที่จะช่วยร่นระยะเวลาการรอที่ไม่จำเป็นออกไป เช่น การเซ็นเอกสารผ่านออนไลน์ 

การนำระบบ CRM เข้ามาใช้งาน ประโยชน์ที่ได้รับนอกจากช่วยลดขั้นตอนการทำงาน สามารถติดตามและสืบค้นกลับไปดูในระบบได้ เมื่อเกิดปัญหาในระหว่างกระบวนการทำงาน ทุกคนที่มีส่วนรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องสามารถเห็นภาพชุดเดียวกันเวลาใดก็ได้ ไม่ว่าคุณจะทำงานที่ไหนก็ไม่เป็นอุปสรรค อีกทั้งยังเป็นการลดการใช้ทรัพยากรกระดาษโดยไม่จำเป็นลงได้เช่นกัน 

 

การลงทุนเพื่อแลกกับเวลา
จากที่ได้ฟังและเปิดดูหลังบ้านคร่าว ๆ ของระบบ CRM จาก Jubili ทำให้ได้เห็นฟังก์ชันการใช้งานต่าง ๆ ที่ออกแบบมาจากคนที่เข้าใจกระบวนการทำงานของทีมเซลส์ แบ่งแยกหมวดหมู่ที่ทำให้แม้แต่คนที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับขั้นตอนการทำงาน ก็สามารถเห็นภาพรวมได้โดยง่าย ไม่มึนงงกับตัวเลขจำนวนมาก ความสะดวกสบายในราคาคุ้มค่ากับการลงทุนเพื่อประสิทธิภาพการทำงาน และเวลาที่จะได้คืนมาจากการกรอกเอกสารด้วยตัวเอง 

สำหรับในปีนี้ทาง Jubili กำหนดราคาอยู่ที่ 

• 548 บาทต่อยูสเซอร์ต่อเดือน (subscription รายปี) 
• แพ็กเกจเริ่มต้น 5 ยูสเซอร์ต่อแอ็กเคานต์
• รวมแล้วต่อปีสำหรับเวอร์ชันเบสิกสนนราคา 32,900 บาท

โดยหนึ่งในลูกค้าที่ใช้งานและประทับใจในระบบ CRM คือทีมเซลส์ของบริษัท บุญถาวร ซึ่งมีกระบวนการทำงานที่มีความซับซ้อนเฉพาะตัว จึงเลือกใช้รูปแบบ customize ที่ออกแบบเพื่อองค์กรเป็นพิเศษ ทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานและลด Human error ที่เกิดจากความผิดพลาดของคน

ทั้งนี้สำหรับองค์กรที่มีความสนใจในระบบ CRM แต่ทีมเซลส์กังวลกับการใช้งานหรือรับพนักงานใหม่เข้ามาเสริมทัพทีม ทาง Jubili ก็มีคลาสสำหรับมือใหม่เพื่อปูพื้นฐานฟังก์ชันต่าง ๆ ช่วยสร้างความมั่นใจและเข้าใจระบบการทำงานได้ดียิ่งขึ้น แต่ถ้าใครลืมอยากทบทวนบทเรียนก็สามารถกลับเข้าไปฟังได้ฟรีตลอดอายุสมาชิก จะใช้งานเป็นประจำหรือเข้าใหม่ก็เริ่มเรียนรู้ได้ด้วยตัวเอง 

ในพาร์ตของผู้จัดการหรือหัวหน้าทีมก็มีคลาสแบบแอดวานซ์ สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล อ่านรีพอร์ตในระบบเพื่อเป็นผู้นำการประชุมสรุปงานในแต่ละอาทิตย์ของฝ่ายขาย ดึงตารางข้อมูลออกมาใช้ได้อย่างอัตโนมัติ รวมถึงการใช้ฟังก์ชัน Sales Forecast ที่จะช่วยคาดการณ์ยอดขายที่จะทำได้ในแต่ละเดือน หรือประเมินผลเพื่อหา Action Plan ที่เหมาะสม  

 

ความยืดหยุ่นเพื่อตอบโจทย์ธุรกิจในอนาคต
ระบบ CRM จาก Jubili เป็นโปรแกรมแบบสำเร็จรูป จึงทำให้ยังมีข้อจำกัดในการใช้งานบางประการ ซึ่งซอฟต์แวร์เจ้าตลาดอย่าง Salesforce ที่มีความยืดหยุ่นกับผู้ใช้ให้สามารถปรับแต่งได้ตามรูปแบบการใช้งาน ก็เป็นความท้าทายที่ทาง Jubili วางแผนพัฒนาระบบให้เขยิบใกล้เคียงกับมาตรฐานระดับโลก แต่อย่างไรก็ตาม ก้าวต่อไปที่อยากให้ระบบ CRM เดินต่อก็ร่วมกันคิดภายในทีมเพื่อต้องออกแบบ Business Model ที่มีความคุ้มทุนทางธุรกิจด้วยเช่นกัน 

สำหรับคู่แข่งในตลาดระบบ CRM แบบสำเร็จรูปก็มีข้อได้เปรียบเสียเปรียบกันในฟังก์ชัน เหล่านี้ขึ้นอยู่กับการพิจารณาเปรียบเทียบของทีมเซลส์ในการเลือกระบบที่เหมาะกับการใช้งานของคนส่วนใหญ่ขององค์กรต่อไป 

 

การขายคือวิทยาศาสตร์
หลายคนอาจเคยได้ยินกันว่างานขายคือการใช้หลักจิตวิทยาโน้มน้าวจูงใจ ซึ่งในทางหนึ่งก็ไม่ผิด แต่สิ่งที่หัวเรือหลักผู้อยู่เบื้องหลัง ระบบ CRM จาก Jubili ทั้ง โบ๊ท - ไผท และ เล็ก - กฤตนัน มองเห็นคือการถอดรหัสสูตรสำเร็จของ Top Sale จากการถอยกลับไปดูกระบวนการตลอดจนการวางแผนงาน จึงได้ออกมาเป็นการวางโครงสร้างของระบบ CRM สิ่งที่ฝ่ายขายควรทำรายการเช็กลิสต์ในหัวข้อต่าง ๆ 

“บางคนที่มีพรสวรรค์เขาสามารถเรียนรู้ได้เองโดยไม่ต้องสอน แต่ถ้าเรามองให้เป็นวิทยาศาสตร์ เราจะถอดรูปแบบออกมาเพื่อถ่ายทอดต่อไปให้กับเซลส์คนอื่น ๆ ได้เช่นกัน เพื่อทำให้เกิด Top Sale คนต่อไปของบริษัท ซึ่งหลักการวิทยาศาสตร์ก็ต้องมีการทดลองและวัดผลจากข้อมูลสิ่งที่ทำไปแล้วในแต่ละขั้นตอน เหล่านี้บันทึกไว้ในระบบ CRM”

 

ใครก็เป็น Top Sale ได้ถ้า…
นอกจากมีระบบจัดการที่ดีเป็นเครื่องมือช่วยทำให้ยอดขายบรรลุเป้าหมาย แต่งานขายคืองานที่คนต้องพบหน้ากันเพื่อนำเสนอสินค้าและบริการ ติดต่อสื่อสารกันผ่านคำพูดและการแสดงออก เหล่านี้เป็นทักษะที่ต้องฝึกฝน รวมถึงแนวคิดที่เหมาะสมในการทำงาน ดังนั้น ญาดา ผู้ปลุกปั้นระบบ CRM จึงกล่าวโดยสรุปกับเราว่า การที่คนคนหนึ่งจะได้ชื่อว่าเป็น Top Sale ได้นั้นก็ย่อมมีเหตุผลประกอบด้วยกัน ดังนี้ 

1. ไม่มีอคติด่วนตัดสินไปเอง ไม่ว่าลูกค้าเจ้าเล็กหรือใหญ่ก็ให้ความสำคัญเท่ากัน
2. ต้องมีการวางแผนการขายอย่างชาญฉลาด และลงรายละเอียดในทุกกระบวนการ เฉพาะเจาะจงลูกค้าในแต่ละรูปแบบ
3. ติดตามผลลัพธ์หลังจากติดต่อหรือนำเสนอพรีเซนเทชันให้กับลูกค้า เพื่อช่วยให้เห็นข้อบกพร่องที่ควรให้ทีมช่วยกันพัฒนา
4. D A K I (Drop Add Keep และ Improve) การดำเนินงานตามสถานการณ์เพื่อหยุด เติม ทำต่อ หรือพัฒนา จากการคิดวิเคราะห์ผลลัพธ์ด้วยตัวเองอยู่ตลอดเวลา หรือให้หัวหน้าทีมช่วยรีวิวร่วมกัน

อ่านมาถึงตรงนี้ถ้าองค์กรไหนหรือทีมเซลล์อยากพิสูจน์ความสามารถของ ระบบ CRM (Customer Relationship Management) เข้าไปทดลองใช้ฟรี 15 วันกันได้ที่ลิงก์ Jubili By Builk